皆さんご存じの通り日本は昔から「印鑑文化」というものがあります。
契約をするとき、書類を提出するとき、荷物を受け取る時などなど…社会人であれば何かと印鑑が必要になる場面が多いのではないでしょうか？
このコロナ禍でも話題になりましたよね。せっかくリモートワークをしているのに印鑑を押すためだけに出社しなければいけなかったり、上司の印鑑を押してもらわなければ仕事が進められなかったり。
感染対策としてリモートワークをしていても、本末転倒になってしまいそうです。
私自身、リモートワークをすることはほとんどありませんが、会議の議事録に印鑑を押してもらうために印刷をして、またそれをスキャンしてデータ化していたり、データで保管するものを、印鑑のためだけに印刷するのは時間も紙も、とても勿体無いと思っていました。
そこで私自身SDGsに取り組む一人として、資源を大切にしながら、かつ仕事も効率的にできる方法はないかな？と色々しらべてみると電子印鑑を無料でつくる方法を見つけたので、実際につくってみることにしました。
日本人は紙が大好き！
リモートワークが普及しはじめた影響もあって、ペーパーレス化も進みつつある日本ですが、それでも紙を使って仕事を進めるやり方は文化的な背景もあってまだまだ根強く残っていると思います。
そんな日本人の一人当たりの紙の消費量はどのくらいか知っていますか？
2019年の調べによると、その量なんと202.7kg！（RISI資料による）
実はこれ、世界でもトップクラスの水準で、世界で5番目に多く紙を消費しています。
ちなみに世界平均では54.6kgになるので平均よりはるかに多いことがわかりますね。
202.7kgという数字を聞いて「そんなに使ってるかな？」と考えてみたのですが、紙は仕事で使う書類にだけではなく、私生活の中でもペーパータオルで手を拭いたり、ティッシュで鼻をかんだり、本や新聞紙、物を包む包装紙等、紙という素材は私たちにとって生活になくてはならないものだなと改めて感じました。
資源を大切にしながら、仕事の効率アップ
私は設計という仕事柄、どうしても図面を印刷することが多いので紙の消費量は必然的に多くなってしまいます。
そんな私でもまずはできることからやってみようということで、電子印鑑をつくることにしました。印鑑が必要な書類はできるだけ印刷せずに処理できるようにすれば、無駄紙を削減しながら、仕事の効率があげられます。
現在、矢野建設グループ内でも電子印鑑を使っている人と使っていない人がいるので、これを機にさらに普及させていきたいとも思っています。
電子印鑑とは？
今ではインターネット環境さえあれば、メールやWEB上で場所を選ばずどこでも取引が行えるようになりました。
このようにインターネットを介した取引で活躍するのが、電子印鑑です。
電子印鑑を使わなければ・・・
①印刷した書類に印鑑を押印
②押印された書類をスキャンしてデータ化
③このデータをPDFファイルに変換→相手先に送信
と、書類を送るまでに複数の工程を踏まなくてはいけません。
もし電子印鑑を使えば・・・
①データ書類にそのまま押印→相手先に送信
と、大幅に工程を短縮することができます！
電子印鑑の法的効力とは？
電子印鑑は電子証明書を申請することで、実印と同様に法的効力が認められるようになります。
私は社内だけでまわす書類に印鑑を押すことが多いので、今回は社内で使う用の電子印鑑を作ってみたいと思います。
電子印鑑の作り方
社内で使う用なので無料でつくれるサービスを使ってみました。
はんこ堂.com
①サイトを開くと左側にある「印影プレビュー作成ツール」をクリック
②一番上の「印影プレビュー（個人用）」をクリック
③プレビューが開くので、印鑑にしたい名前を入力し、文字の方向や書体を選びます
④送信を押すと印刷イメージが出ますが、今回はPDFに押せる電子印鑑をつくるので
好きな大きさのところで右クリックし、「名前を付けて保存」します。
⑤保存した画像をPDFに変換します。
⑥電子印鑑を押したい書類データを開いて、ツールタブから「スタンプ」をクリック
⑦「カスタムスタンプ」→「参照」で先ほどPDF変換した電子印鑑のデータを選択
⑧「カスタムスタンプを作成」で分類を電子印鑑、名前を入力して「OK」をクリック
これで電子印鑑が登録されました！
【スタンプの押し方】スタンプから「電子印鑑」をクリックすると、登録した印鑑が表示されます。
選択して書類に押印！
さいごに
SDGsに取り組むとなると「何からはじめたらいいのか」「何をしたらいいのか」はじめは戸惑ってしまうと思います。
私自身も何をしたらいいのかわからないことばかりでしたが、少しずつSDGｓの取り組みを学ぶことでまずは自分にできることから始めることが大切だと知りました。
普段何気なく過ごすなかで、ちょっとした気づきがSDGｓにつながります。
矢野建設グループは社員一人一人がSDGｓに取り組み、社会に貢献していくことを目標に掲げています。私もグループの一社員として「まずは自分にできることからやってみる」
その気持ちを忘れず、今後もグループの取り組みをお伝えできればと思っています。
コメント